Wiedza prawna
Legalność baz danych firm B2B — RODO i PKE
Bazy danych firm B2B mogą być w pełni zgodne z RODO i PKE — pod warunkiem, że pochodzą z udokumentowanych źródeł i są wykorzystywane zgodnie z określonymi podstawami prawnymi. Pokazujemy, na czym opiera się legalność naszych baz.
Trzy filary legalności bazy B2B
Legalna baza firm B2B opiera się na trzech filarach: publicznych źródłach danych, odpowiedniej podstawie prawnej oraz modelu licencyjnym z określonym czasem przetwarzania. Każdy z tych elementów jest wymagany w świetle obecnych przepisów RODO i PKE.
1. Publiczne, jawne źródła danych
Wszystkie nasze bazy B2B pochodzą z publicznych, jawnych rejestrów państwowych i branżowych:
- CEIDG — Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (jednoosobowe działalności gospodarcze)
- KRS — Krajowy Rejestr Sądowy (spółki, fundacje, stowarzyszenia)
- REGON — Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej (GUS)
- Oficjalne rejestry branżowe (UKE, KNF, UOKiK, izby zawodowe)
- Unijne rejestry przedsiębiorstw (dla baz firm w UE i EOG)
Te rejestry są ze swojej natury publiczne i jawne — każda osoba może z nich korzystać. Wykorzystywanie danych z tych rejestrów do celów marketingu B2B jest co do zasady dopuszczalne.
2. Podstawy prawne przetwarzania
W zależności od celu kampanii, jako podstawę prawną przetwarzania danych B2B stosujemy:
| Podstawa | Kiedy stosować | Komentarz |
|---|---|---|
| Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) | Marketing bezpośredni B2B do firm | Najczęstsza podstawa dla baz B2B |
| Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa/działania przed) | Kontakty handlowe z istniejącymi partnerami | Po nawiązaniu relacji |
| Art. 398 PKE | Każde użycie automatycznych systemów (e-mail, telefon) w celu marketingu | Wymaga zgody odbiorcy |
Kluczowa różnica B2B vs B2C: w B2B można częściej stosować uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jako podstawę. W B2C praktycznie zawsze potrzebna jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
3. Model licencyjny
Bazy udostępniamy w modelu licencyjnym — z określonym czasem, celem i kanałami komunikacji. Po zakończeniu okresu klient potwierdza usunięcie danych. Szczegóły: licencja na bazę B2B.
Dane firmy vs dane osobowe pracowników
W kontekście baz B2B trzeba wyraźnie rozróżnić dwie kategorie:
Dane samej firmy
Nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby, telefon centrali, e-mail ogólny (kontakt@, info@), strona www, status działalności — to nie są dane osobowe w rozumieniu RODO. Nie wymagają specjalnej podstawy prawnej.
Dane osobowe pracowników
Imię i nazwisko pracownika, jego bezpośredni e-mail (jan.kowalski@firma.pl), numer komórki, stanowisko — to dane osobowe. Ich przetwarzanie wymaga:
- Podstawy prawnej z art. 6 RODO (najczęściej uzasadniony interes)
- Spełnienia obowiązku informacyjnego (art. 13/14 RODO)
- Zgody PKE dla automatycznych systemów wywołujących
Zgoda PKE — kiedy jest wymagana w B2B
Prawo Komunikacji Elektronicznej (od 10 listopada 2024) wymaga uprzedniej zgody odbiorcy na każde użycie automatycznych systemów wywołujących i telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu marketingu bezpośredniego.
W B2B oznacza to:
- Wysyłka masowa e-maili marketingowych → wymaga zgody PKE
- Robocall / automatyczne systemy telefoniczne → wymaga zgody PKE
- Telemarketing manualny (rozmowa handlowa konsultanta z odbiorcą) → możliwa na podstawie uzasadnionego interesu, bez dodatkowej zgody PKE
- List tradycyjny / wizyta handlowa → bez wymogu zgody PKE
Kary za marketing B2B bez zgody
Naruszenie zasad to ryzyko sankcji z dwóch reżimów prawnych:
RODO: kara do 20 mln EUR lub 4% rocznego światowego obrotu firmy (decyduje wartość wyższa)
PKE — marketing B2B: kara do 3% rocznego przychodu przedsiębiorstwa lub do 1 mln zł
To niższe kary niż w B2C (gdzie PKE dopuszcza do 10% przychodu), ale nadal istotne ryzyko biznesowe.
Co dostajesz wraz z bazą
- Plik z danymi firm w formacie CSV/XLSX
- Dokumentację źródła każdego rekordu (CEIDG/KRS/REGON + data pobrania)
- Klauzulę informacyjną dostosowaną do B2B
- Umowę licencyjną z określonym czasem i celem
- Wsparcie merytoryczne przed startem kampanii
- Potwierdzenie usunięcia po zakończeniu licencji
Twoje obowiązki jako klienta
- Spełnij obowiązek informacyjny (art. 14 RODO) — przekaż odbiorcom informacje o administratorze, celu, podstawie prawnej, źródle danych
- Zapewnij mechanizm sprzeciwu — link “rezygnuję” / opt-out w każdej wiadomości
- Przetwarzaj dane wyłącznie w zakresie określonym w licencji
- Po zakończeniu licencji — usuń dane ze swoich systemów
- Prowadź rejestr czynności przetwarzania (jeśli ma zastosowanie)
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę dzwonić do firmy bez zgody?
Tak — telemarketing manualny B2B jest możliwy na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Automatyczne systemy wywołujące (robocall) wymagają zgody z art. 398 PKE.
Czy mogę wysyłać maile marketingowe do info@firma.pl?
Tak. Adres ogólny firmy (info@, kontakt@, biuro@) nie jest danymi osobowymi i nie wymaga podstawy z RODO. Nadal jednak wymagana jest zgoda PKE dla systemów automatycznych.
Czy mogę wysyłać maile do bezpośrednich adresów pracowników?
Tak — na podstawie uzasadnionego interesu, ale z dwoma warunkami: zgoda PKE oraz obowiązek informacyjny w treści wiadomości.
Powiązane materiały
Potrzebujesz wyceny lub bezpłatnej próbki?
Skontaktuj się z nami — pomożemy dobrać bazę B2B dopasowaną do Twojej kampanii.